📝(legal) update terms of service

Update terms of service content after legal review

CHANGELOG.md

@@ -21,6 +21,7 @@ and this project adheres to
 - ⬆️(frontend) upgrade @tanstack/react-query from 5.101.0 to 5.101.1
 - ⬆️(frontend) upgrade livekit-client from 2.19.2 to 2.20.0
 - ⚡️(frontend) limit unnecessary re-renders #1510
+- 📝(legal) update terms of service
 
 ## Fixed
 

src/frontend/src/locales/de/termsOfService.json

@@ -19,11 +19,12 @@
       "paragraphs": [
         "Visio ist das Produkt, dessen Nutzung in diesen Bedingungen beschrieben wird und das auf der folgenden Seite vorgestellt ist: https://visio.numerique.gouv.fr.",
         "Nutzerinnen und Nutzer von Visio sind alle Personen, die Visio zu Zwecken der Videokommunikation verwenden, unabhängig davon, ob sie Mitarbeitende, Partner oder Dienstleister der zuständigen Verwaltungen sind. Die zuständige Verwaltung ist die staatliche Verwaltung oder ihr unterstellte Einrichtung, die Visio ihren Mitarbeitenden, Partnern oder Dienstleistern zur Verfügung stellt.",
-        "Raumorganisatorinnen und -organisatoren sind Nutzerinnen und Nutzer, die nach Anmeldung über ProConnect für einen Videokonferenzraum verantwortlich sind."
+        "Raumorganisatorinnen und -organisatoren sind Nutzerinnen und Nutzer, die nach Anmeldung über ProConnect für einen Videokonferenzraum verantwortlich sind.",
+        "Die zuständige Verwaltung ist die Verwaltung, die dem staatlichen Informations- und Kommunikationssystem unterliegt und Visio ihren Mitarbeitenden, Partnern oder Dienstleistern zur Verfügung stellt."
       ]
     },
     "article4": {
-      "title": "4. Zugang zur Anwendung",
+      "title": "4. Zugang zum Dienst",
       "definition": "Visio wird den Nutzerinnen und Nutzern von ihrer zuständigen Verwaltung zur Verfügung gestellt. Organisatorinnen und Organisatoren können anschließend unter eigener Verantwortung einen Zugangslink zum Raum an beliebige Personen weitergeben."
     },
     "article5": {
@@ -32,7 +33,7 @@
         "section1": {
           "title": "5.1. Funktionen für Organisatorinnen und Organisatoren",
           "content": "Visio ermöglicht Mitarbeitenden staatlicher Verwaltungen und ihnen unterstellter Einrichtungen, von einem Standardarbeitsplatz aus einen Videokonferenzraum zu erstellen, der mit ihrem ProConnect-Konto verknüpft ist.",
-          "paragraph1": "Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter des Staates oder einer ihm unterstellten Einrichtung, deren Tätigkeiten mit der Nutzung von Visio vereinbar sind oder die keinen besonderen Vertraulichkeits- oder Berufsgeheimnispflichten unterliegen, kann eine Videokonferenz erstellen und organisieren. Der Einladungslink kann anschließend mit anderen Personen, Nutzerinnen und Nutzern, innerhalb oder außerhalb der Verwaltung geteilt werden.",
+          "paragraph1": "Sie oder er kann anschließend den Besprechungslink mit anderen Personen, Nutzerinnen und Nutzern, teilen, unabhängig davon, ob diese zur Verwaltung gehören oder nicht.",
           "paragraph2": "Zu diesem Zweck kann jede Raumorganisatorin bzw. jeder Raumorganisator:",
           "capabilities": [
             "den Zugang zum Raum durch einen Warteraum schützen;",
@@ -41,7 +42,7 @@
             "eine Nutzerin oder einen Nutzer aus dem Raum entfernen;",
             "das Transkriptionstool der Sitzung nach Einholung der Zustimmung der Nutzerinnen und Nutzer unter eigener Verantwortung verwenden."
           ],
-          "paragraph3": "Nur Mitarbeitende, deren ProConnect-Konto zu einer zur Raumorganisation in Visio berechtigten Domäne gehört oder die keiner besonderen Vertraulichkeits- oder Berufsgeheimnispflicht unterliegen, dürfen die Anwendung und ihre Funktionen nutzen oder kontrollieren.",
+          "paragraph3": "Mitarbeitende sollten sich an ihre zuständige Verwaltung wenden, um den Rahmen der Nutzung von Visio sicherzustellen, insbesondere bei Besprechungen mit erhöhten Vertraulichkeitsanforderungen.",
           "paragraph4": "Das automatische Transkriptionstool kann von Organisatorinnen und Organisatoren über das Einstellungsmenü des Raums genutzt werden. Es liegt in ihrer Verantwortung, die Zustimmung der an der transkribierten Sitzung teilnehmenden Nutzerinnen und Nutzer sicherzustellen. Die Transkriptionssprache kann im selben Menü geändert werden. Am Ende der Sitzung erhält die Organisatorin bzw. der Organisator einen Link zum Zugriff auf die im von der DINUM betriebenen Tool „Docs“ gespeicherte Transkription."
         },
         "section2": {

src/frontend/src/locales/en/termsOfService.json

@@ -19,11 +19,12 @@
       "paragraphs": [
         "Visio is the product whose use is described in these terms and presented on the following page: https://visio.numerique.gouv.fr.",
         "Users of Visio are any persons using Visio for videoconferencing communication purposes, whether they are staff members, partners, or service providers of the relevant administrations. The supervising administration is the State administration or body under its supervision that makes Visio available to its staff members, partners, or service providers.",
-        "Room organizers are users who are responsible for a videoconference room after logging in via ProConnect."
+        "Room organizers are users who are responsible for a videoconference room after logging in via ProConnect.",
+        "The supervising administration is the administration that falls under the State information and communication system and makes Visio available to its staff members, partners, or service providers."
       ]
     },
     "article4": {
-      "title": "4. Access to the application",
+      "title": "4. Access to the service",
       "definition": "Visio is made available to users by their supervising administration. Organizers may then share a link granting access to the room with any person, under their responsibility."
     },
     "article5": {
@@ -32,7 +33,7 @@
         "section1": {
           "title": "5.1. Features available to organizers",
           "content": "Visio allows staff of State administrations and bodies under their supervision to create a videoconference room from a standard workstation, linked to their ProConnect account.",
-          "paragraph1": "Any State staff member or staff member of a body under State supervision, whose activities are compatible with the use of Visio or who is not subject to specific confidentiality or professional secrecy obligations, may create and organize a videoconference. They may then share the meeting link with other persons, users, whether or not they belong to the administration.",
+          "paragraph1": "They may then share the meeting link with other persons, users, whether or not they belong to the administration.",
           "paragraph2": "For this purpose, each room organizer may:",
           "capabilities": [
             "Protect access to the room with a waiting room;",
@@ -41,7 +42,7 @@
             "Remove a user from the room;",
             "Use the meeting transcription tool after obtaining the consent of users, under their responsibility."
           ],
-          "paragraph3": "Only staff members whose ProConnect account belongs to a domain authorized to organize rooms on Visio or who are not subject to specific confidentiality or professional secrecy obligations may use or have control over the application and its features.",
+          "paragraph3": "Staff members must contact their supervising administration to ensure the proper framework for using Visio, particularly for meetings subject to heightened confidentiality requirements.",
           "paragraph4": "The automatic transcription tool can be used by organizers from the room settings menu. Organizers are responsible for ensuring the consent of users participating in the transcribed meeting. The transcription language can be changed from the same menu. At the end of the meeting, a link is sent to the organizer to access the transcription stored in the tool called Docs operated by DINUM."
         },
         "section2": {

src/frontend/src/locales/fr/termsOfService.json

@@ -19,11 +19,12 @@
       "paragraphs": [
         "Visio est le produit dont l’utilisation est décrite dans les présentes modalités et présenté sur la page suivante : https://visio.numerique.gouv.fr.",
         "Les utilisateurs et utilisatrices de Visio sont toute personne utilisant Visio à des fins de communication en visioconférence, qu’elles soient des agents, des partenaires ou des prestataires des administrations de rattachement. L’administration de rattachement est l’administration de l’Etat et des organismes sous sa tutelle qui met à disposition Visio à ses agents, partenaires ou prestataires.",
-        "Les organisateurs et organisatrices de salon sont des utilisateurs et utilisatrices qui sont responsables d’un salon de visioconférence après s’être connecté par ProConnect."
+        "Les organisateurs et organisatrices de salon sont des utilisateurs et utilisatrices qui sont responsables d’un salon de visioconférence après s’être connecté par ProConnect.",
+        "L’administration de rattachement est l’administration relevant du système d’information et de communication de l’Etat qui met à disposition Visio à ses agents, partenaires ou prestataires."
       ]
     },
     "article4": {
-      "title": "4. Accès à l’application",
+      "title": "4. Accès au service",
       "definition": "Visio est mis à disposition des utilisateurs et utilisatrices par leur administration de rattachement. Les organisateurs et organisatrices peuvent ensuite transmettre un lien permettant d’accéder au salon à toute personne, sous leur responsabilité."
     },
     "article5": {
@@ -32,7 +33,7 @@
         "section1": {
           "title": "5.1. Fonctionnalités ouvertes aux organisateurs et organisatrices",
           "content": "Visio offre aux agents des administrations de l’Etat et des organismes sous sa tutelle la possibilité de créer un salon de visioconférence depuis un poste de travail standard, lié à leur compte ProConnect.",
-          "paragraph1": "Tout agent de l’État ou d’un organisme sous sa tutelle, dont les activités sont compatibles avec l’utilisation de Visio ou qui n’est pas soumis à des obligations particulières de confidentialité ou de secret professionnel, peut créer et organiser une visioconférence. Il ou elle peut ensuite partager le lien de la réunion avec d’autres personnes, utilisateurs et utilisatrices, qu’elles fassent partie de l’administration ou non.",
+          "paragraph1": "Il ou elle peut ensuite partager le lien de la réunion avec d’autres personnes, utilisateurs et utilisatrices, qu’elles fassent partie de l’administration ou non.",
           "paragraph2": "A cet effet, chaque organisateur ou organisatrice de salon peut :",
           "capabilities": [
             "Protéger l’accès au salon par une salle d’attente ;",
@@ -41,7 +42,7 @@
             "Exclure un utilisateur ou utilisatrice du salon ;",
             "Utiliser l’outil de transcription de la réunion après avoir obtenu l’aval des utilisateurs et des utilisatrices, sous sa responsabilité."
           ],
-          "paragraph3": "Seuls les agents, dont le compte ProConnect relève d’un domaine autorisé à organiser des salons sur Visio ou qui <u>ne sont pas soumis à une obligation de confidentialité particulière ou de secret professionnel</u>, peuvent utiliser ou avoir la maîtrise de l’application et de ses fonctionnalités.",
+          "paragraph3": "Les agents doivent se rapprocher de leur administration de rattachement pour s'assurer du cadre d'utilisation en sein de Visio, notamment en ce qui concerne des réunions soumises à des obligations renforcées de confidentialité.",
           "paragraph4": "L’outil de transcription automatique peut être utilisé par les organisateurs et organisatrices depuis le menu des paramètres du salon. Il appartient aux organisateurs et organisatrices de s’assurer de l’aval des utilisateurs et utilisatrices participants à la réunion transcrite. La langue de transcription peut être modifiée depuis le même menu. À la fin de la réunion, un lien est transmis à l’organisateur ou l’organisatrice pour accéder à la transcription conservée sur l’outil intitulé Docs opéré par la DINUM."
         },
         "section2": {

src/frontend/src/locales/nl/termsOfService.json

@@ -19,11 +19,12 @@
       "paragraphs": [
         "Visio is het product waarvan het gebruik in deze voorwaarden wordt beschreven en dat wordt gepresenteerd op de volgende pagina: https://visio.numerique.gouv.fr.",
         "Gebruikers van Visio zijn alle personen die Visio gebruiken voor videocommunicatiedoeleinden, ongeacht of zij medewerkers, partners of dienstverleners zijn van de betrokken administraties. De bevoegde administratie is de overheidsadministratie of de onder haar toezicht staande instantie die Visio ter beschikking stelt aan haar medewerkers, partners of dienstverleners.",
-        "Ruimteorganisatoren zijn gebruikers die verantwoordelijk zijn voor een videoconferentieruimte na inloggen via ProConnect."
+        "Ruimteorganisatoren zijn gebruikers die verantwoordelijk zijn voor een videoconferentieruimte na inloggen via ProConnect.",
+        "De bevoegde administratie is de administratie die onder het informatie- en communicatiesysteem van de Staat valt en Visio ter beschikking stelt aan haar medewerkers, partners of dienstverleners."
       ]
     },
     "article4": {
-      "title": "4. Toegang tot de applicatie",
+      "title": "4. Toegang tot de dienst",
       "definition": "Visio wordt aan gebruikers ter beschikking gesteld door hun bevoegde administratie. Organisatoren kunnen vervolgens, onder hun verantwoordelijkheid, een toegangslink tot de ruimte delen met elke persoon."
     },
     "article5": {
@@ -32,7 +33,7 @@
         "section1": {
           "title": "5.1. Functionaliteiten voor organisatoren",
           "content": "Visio biedt medewerkers van overheidsadministraties en onder hun toezicht staande instanties de mogelijkheid om vanaf een standaardwerkstation een videoconferentieruimte aan te maken, gekoppeld aan hun ProConnect-account.",
-          "paragraph1": "Elke medewerker van de Staat of van een onder zijn toezicht staande instantie, van wie de activiteiten verenigbaar zijn met het gebruik van Visio of die niet onder specifieke vertrouwelijkheids- of beroepsgeheimverplichtingen valt, kan een videoconferentie aanmaken en organiseren. De vergaderlink kan vervolgens worden gedeeld met andere personen, gebruikers, binnen of buiten de administratie.",
+          "paragraph1": "Hij of zij kan vervolgens de vergaderlink delen met andere personen, gebruikers, of zij nu wel of niet deel uitmaken van de administratie.",
           "paragraph2": "Daartoe kan elke ruimteorganisator:",
           "capabilities": [
             "de toegang tot de ruimte beveiligen met een wachtruimte;",
@@ -41,7 +42,7 @@
             "een gebruiker uit de ruimte verwijderen;",
             "de transcriptietool van de vergadering gebruiken na toestemming van de gebruikers, onder eigen verantwoordelijkheid."
           ],
-          "paragraph3": "Alleen medewerkers van wie het ProConnect-account behoort tot een domein dat gemachtigd is om ruimtes op Visio te organiseren, of die niet onder specifieke vertrouwelijkheids- of beroepsgeheimverplichtingen vallen, mogen de applicatie en haar functionaliteiten gebruiken of beheren.",
+          "paragraph3": "Medewerkers moeten contact opnemen met hun bevoegde administratie om zeker te zijn van het gebruikskader binnen Visio, met name voor vergaderingen waarvoor strengere vertrouwelijkheidsverplichtingen gelden.",
           "paragraph4": "De automatische transcriptietool kan door organisatoren worden gebruikt via het instellingenmenu van de ruimte. Het is de verantwoordelijkheid van de organisatoren om de toestemming te verkrijgen van de gebruikers die deelnemen aan de getranscribeerde vergadering. De transcriptietaal kan in hetzelfde menu worden gewijzigd. Aan het einde van de vergadering ontvangt de organisator een link om de transcriptie te raadplegen die wordt bewaard in de door DINUM beheerde tool “Docs”."
         },
         "section2": {